Gérer les droits et les profils de permissions

Rôle d'abord, profil ensuite

Chaque compte a un rôle — agent, responsable validation, administrateur d'école, super-administrateur. Le rôle suffit dans la plupart des cas : un compte sans profil garde exactement les droits de son rôle. Dès qu'un profil actif lui est assigné, ce sont les droits du profil qui s'appliquent : ils REMPLACENT ceux du rôle, ils ne s'y ajoutent pas. Désactiver ou retirer le profil rend au compte tous les droits de son rôle — ce n'est donc pas un moyen de « réparer » un accès, mais d'en lever la restriction.

Ce qu'un profil permet de régler

1. 1Par module : voir, créer, modifier, supprimer, valider, exporter — écran par écran.
2. 2Par fonctionnalité : transmettre une demande, télécharger un document…
3. 3Par type de document : un profil « Responsable AVI » ne voit que les demandes d'AVI, pas les attestations.
4. 4Par responsable désigné : qui, précisément, valide tel type de document — en séquence ou en parallèle.

Un profil ne dit pas sur quoi

Il dit ce qu'un compte peut faire, jamais sur quels dossiers. Sans périmètre, un « Responsable attestations » pourrait valider les demandes de toutes les écoles du groupe. L'écran « Périmètres » porte l'autre moitié de la réponse : l'école de rattachement et les campus traités.

Créer un profil

1. 1Ouvrez « Gestion des droits » puis « Nouveau profil ».
2. 2Cochez, dans la matrice, ce que le profil autorise module par module.
3. 3Restreignez si besoin aux catégories ou aux types de documents concernés.
4. 4Enregistrez, puis assignez-le aux comptes depuis la fiche du profil.

Huit profils sont déjà prêts

Responsable admissions internationales, responsable attestations, responsable AVI, responsable validation académique, agent administratif admissions, responsable scolarité, responsable financier, contrôleur documentaire. Ils couvrent les organisations les plus courantes et ne peuvent pas être supprimés — dupliquez-en un pour partir d'une base.

« Qui a droit à quoi »

L'écran « Assignations » croise chaque utilisateur et chaque module, et affiche le niveau réel : aucun accès, lecture, écriture, complet. C'est la vue à consulter avant d'accorder un droit — elle montre ce que la personne peut déjà faire, profils et rôle confondus.

Le super-administrateur passe partout

Aucun profil ne le restreint : c'est le rôle qui répond du groupe entier. C'est aussi le seul à pouvoir exporter des données et à composer les campus. Attribuez-le avec parcimonie, et activez-y la double authentification — elle y est obligatoire.

Voir l'effet avant d'enregistrer

Sous la matrice, l'encadré « Effet sur un compte qui recevra ce profil » compare le profil au rôle choisi : modules ajoutés, modules retirés, modules inchangés. Il s'ouvre sur le rôle des comptes qui portent déjà le profil. Cocher une action coche « Voir » ; décocher « Voir » retire le reste du module, car une page qu'on ne peut pas ouvrir rend ses autres droits inutilisables.

Les écoles couvertes

Chaque compte voit toujours les dossiers de son école, ou des campus qui lui sont affectés. La rubrique « Écoles couvertes » ne sert qu'à ouvrir des écoles supplémentaires, cochées une à une ; rien n'est coché par défaut. Un profil du groupe n'ouvre donc plus toutes les écoles : il s'applique à l'école de chaque compte qui le reçoit.

Personne ne délègue plus qu'il ne détient

1. 1Un profil ne peut accorder que des droits que vous avez vous-même ; le refus nomme les cases en trop.
2. 2Il ne peut cocher que des écoles de votre propre périmètre.
3. 3Un profil qui s'applique à votre compte s'affiche en lecture seule : un autre responsable doit le modifier.
4. 4Vous ne pouvez ni vous assigner un profil, ni retirer le vôtre.

Pas besoin de se reconnecter

Un rôle modifié, un profil assigné ou désactivé s'appliquent dès la page suivante de la personne concernée : sa session est rafraîchie automatiquement, et son menu suit. Les listes de demandes et de documents disent en tête ce qu'elles filtrent — écoles, types de documents, site — pour qu'une liste vide ne soit jamais prise pour une absence de demande.