Créer une demande au nom d'un étudiant
Quand la demande arrive au guichet, par téléphone ou par mail, elle se saisit directement en back-office.
Concerne : Agent administratif, Responsable validation, Administrateur d'école, Super administrateur
Quand s'en servir
Tous les demandeurs ne passent pas par le site : certains se présentent au guichet, écrivent ou téléphonent. Plutôt que de leur demander de refaire la démarche en ligne, saisissez la demande vous-même — elle suit ensuite exactement le même circuit.
La marche à suivre
- 1Ouvrez « Demandes » puis « Nouvelle demande ».
- 2Choisissez l'école, puis le type de document dans la liste (recherche et familles). Le type retenu s'affiche avec son délai et ses pièces ; « Changer de document » rouvre la liste.
- 3Cherchez l'étudiant par son nom, son matricule ou son INE. S'il n'est pas inscrit, renseignez les informations du demandeur : un dossier sera ouvert à son nom.
- 4Complétez les champs du document, y compris ceux réservés au back-office.
- 5Enregistrez. La demande apparaît dans la liste avec son numéro et son code de suivi.
Le dossier se retrouve tout seul
Le rapprochement se fait sur l'INE, puis le matricule, puis l'adresse email, puis le nom avec la date de naissance. Renseigner l'INE ou le matricule évite d'ouvrir un second dossier à quelqu'un qui en a déjà un.
Le reçu administratif fait exception
Émis au guichet, le reçu se crée depuis « Documents → Nouvelle facture », où les lignes et les totaux se calculent. Il n'est pas proposé ici. L'étudiant peut aussi le demander lui-même en ligne : sa demande arrive alors dans la liste comme les autres.