Traiter les demandes entrantes

Workflow de traitement

1. 1Ouvrez « Demandes » dans le back-office : les demandes « Soumises » sont à traiter.
2. 2Ouvrez une demande pour consulter les informations saisies et les pièces jointes.
3. 3Vérifiez la cohérence avec le dossier étudiant (profil, statut d'inscription).
4. 4Passez la demande « En traitement » puis transmettez-la à la validation.

Lire la liste

Chaque ligne porte le numéro de la demande, le demandeur avec son INE, le type de document, l'école, le campus et le statut. Filtrez par statut pour ne voir que ce qui vous attend, ou par campus si vous êtes affecté à un site. Cherchez par numéro, par nom, par INE ou par code de suivi.

Ce que chaque statut veut dire

1. 1En attente — la demande vient d'arriver, personne ne s'en est encore saisi.
2. 2En cours de traitement — un agent l'a prise en charge et complète le dossier.
3. 3En attente de validation — le dossier est prêt, il attend un second regard.
4. 4Validée — le document a été produit et envoyé.
5. 5Refusée — le motif est consigné et communiqué au demandeur.

Compléter avant de transmettre

Ouvrez la demande : les informations saisies par le demandeur sont modifiables, et les champs réservés au back-office s'y ajoutent. Vérifiez les pièces jointes. Tant qu'une information obligatoire manque, la génération reste bloquée et l'écran dit laquelle.

Vous ne voyez pas toutes les demandes

C'est normal si un profil de permissions restreint votre périmètre à certains types de documents, ou si vous êtes affecté à un campus : vous ne voyez alors que les dossiers de votre site. Le compteur en tête de liste décrit exactement ce que vous avez sous les yeux.

Demandes de visiteurs sans compte

Les demandes publiques affichent les coordonnées du demandeur (nom, email) dans les notes. Le traitement est identique ; le demandeur est notifié par email à chaque étape via son code de suivi.