Émettre ou vérifier un reçu administratif
Le reçu s'émet directement en back-office, ou se vérifie quand l'étudiant l'a demandé en ligne avec ses montants.
Concerne : Agent administratif, Responsable validation, Administrateur d'école, Super administrateur
Deux façons de produire un reçu
Au guichet, vous l'émettez vous-même depuis « Documents → Nouvelle facture » : il est généré dans la foulée, sans circuit de validation. En ligne, c'est l'étudiant — avec ou sans compte — qui le demande en déclarant ce qu'il a réglé ; sa demande suit alors le circuit habituel : vérification, validation, génération.
Émettre un reçu au guichet
- 1Désignez l'étudiant — inscrit, ou simple demandeur dont le dossier sera ouvert.
- 2Ajoutez une ligne par règlement ou par frais : sa désignation et son montant. Le total se met à jour.
- 3Indiquez le montant réglé s'il est inférieur au total (acompte) ; laissé vide, la totalité est réglée.
- 4Vérifiez l'intitulé de la formation, affiché sous l'identité, puis générez.
Vérifier un reçu demandé en ligne
- 1Ouvrez la demande : l'encadré « Lignes du reçu » montre les montants déclarés, le total et le montant réglé.
- 2Rapprochez-les du justificatif de paiement joint dans « Pièces justificatives » et de vos relevés : mode et date du règlement figurent dans les informations saisies.
- 3Corrigez au besoin avec « Corriger les lignes » : les totaux sont recalculés, la correction est écrite au journal.
- 4Validez, ou refusez avec un motif que le demandeur reçoit. Un reçu sans ligne ne peut être ni validé ni généré.
- 5Générez : le reçu reçoit son numéro et son QR Code, et part par email au demandeur.
Les montants sont figés
Les totaux sont toujours recalculés par la plateforme, jamais repris de la saisie du navigateur. Une fois le reçu généré, ils ne bougent plus : deux impressions à six mois d'écart portent les mêmes montants. Un administrateur de l'école peut encore corriger les lignes ; le reçu est alors régénéré avec son numéro et son QR Code. Si l'exemplaire remis ne doit plus valoir, révoquez-le et émettez-en un nouveau.
Qui traite les reçus
Les profils « Responsable admissions internationales », « Agent administratif admissions » et « Responsable financier » couvrent les reçus. Un profil restreint à d'autres documents ne voit pas ces demandes : cochez « Reçu administratif » dans « Gestion des droits » pour le lui ouvrir.