Régler les champs et le circuit de validation d'un document
Ce que le demandeur remplit, ce que le back-office complète, et par combien de mains passe la demande.
Concerne : Administrateur d'école, Super administrateur
Les champs du formulaire
Chaque type de document porte sa liste de champs : c'est elle qui compose le formulaire public et la zone d'édition de la fiche demande. Un champ marqué « réservé au back-office » n'apparaît pas au demandeur — utile pour les numéros administratifs ou les dates que la scolarité seule connaît.
Régler un champ
- 1Ouvrez « Types de documents », choisissez le type, puis l'onglet « Champs ».
- 2Ajoutez ou modifiez : intitulé, type de saisie (texte, date, liste…), obligatoire ou non, aide affichée sous le champ.
- 3Réglez l'ordre d'affichage. Deux champs au même rang s'afficheraient dans un ordre imprévisible : donnez-leur des rangs distincts.
- 4Pour une liste, saisissez les choix proposés. Une liste vide retombe sur une saisie libre plutôt que de bloquer le demandeur.
Un champ obligatoire bloque la génération
Tant qu'une information obligatoire manque, le document ne peut pas être produit — et l'écran dit lequel. C'est volontaire : mieux vaut une génération refusée qu'un document officiel imprimé avec un trou.
Le circuit de validation
L'onglet « Workflow » décrit les étapes que traverse une demande avant sa génération, et le rôle attendu à chacune. Vous pouvez aussi désigner des responsables nommés par type de document, dans « Gestion des droits → Workflow » : seule la personne désignée peut alors valider.
La landing page suit automatiquement
Un type actif et public dispose aussitôt de sa page de demande, avec son formulaire et ses pièces requises. Il n'y a pas de page à créer en plus.