Traiter une convention de stage
Désigner l'enseignant référent, lire les contrôles légaux, délivrer la convention à signer et suivre son retour signé.
Concerne : Agent administratif, Responsable validation, Administrateur d'école, Super administrateur
Ce qui reste à saisir par l'école
L'étudiant renseigne tout ce qu'il a négocié avec l'organisme d'accueil. L'école désigne l'enseignant référent (nom et email) : ce champ est obligatoire, la convention ne se génère pas sans lui. Elle peut aussi indiquer les crédits ECTS du stage et remplacer la durée calculée par une durée exacte.
Les contrôles de la convention
L'encadré « Contrôles de la convention » relit la demande : stage de plus de six mois de présence (924 heures, art. L124-5 du Code de l'éducation), stage de plus de deux mois sans gratification (art. L124-6), plus de 48 heures par semaine, dates incohérentes, stage déjà commencé, SIRET invalide. Aucun contrôle ne bloque : ils signalent ce qui mérite un regard, la décision reste celle de l'école.
Le document délivré
La convention reprend l'en-tête, le pied de page sécurisé et le QR Code de l'école sur chacune de ses pages, avec la pagination et une zone de paraphes. L'école signe par sa signature et son cachet configurés dans le branding ; les cases de l'organisme d'accueil, du tuteur, de l'enseignant référent et du stagiaire restent vierges pour une signature manuscrite.
Le retour signé
- 1L'étudiant dépose le scan de la convention signée par tous ; vous recevez une notification.
- 2Arrivée par courrier ou au guichet, vous pouvez la déposer vous-même dans l'encadré « Convention signée ».
- 3Contrôlez la pièce dans « Pièces justificatives » : signatures des trois parties, paraphes, pages complètes.
- 4Validez-la, ou refusez-la avec un motif : l'étudiant le voit et dépose une version corrigée.