Créer les formations d'une école

Pourquoi commencer par là

Une session de notes couvre une formation, une année et une période, et reprend les matières du référentiel de cette formation. Une école dont le référentiel n'a jamais été initialisé n'offre donc aucun choix à l'écran « Nouvelle session » : c'est le référentiel qu'il faut remplir d'abord.

Créer une formation

1. 1Ouvrez « Notes et bulletins » puis « Référentiel des matières », et dépliez « Ajouter une formation ». Le même formulaire est accessible depuis « Nouvelle session », sans quitter la page.
2. 2Saisissez le code tel qu'il apparaît dans vos groupes : « B3 CDUI », « M2 QHSE », « BTS 1 CG ».
3. 3L'intitulé, le cycle et l'année d'étude s'en déduisent — « B3 CDUI » donne « BACHELOR 3 CDUI », Bachelor, 3ᵉ année. Corrigez-les si la déduction ne convient pas ; un code non reconnu ne bloque rien, vous choisissez alors dans les listes.
4. 4Créez. La formation apparaît aussitôt dans la liste, et dans le choix « Nouvelle session ».

Le code, et pourquoi il ne change plus

C'est l'identité de la formation dans l'école. Un import de classeur retombe dessus pour alimenter la formation existante au lieu d'en créer une seconde : le modifier romprait ce rapprochement. C'est aussi pourquoi il est mis en capitales, comme dans les classeurs. L'intitulé, lui, reste corrigible à tout moment — c'est lui qui s'imprime sur les bulletins, et les bulletins déjà délivrés n'en sont pas affectés.

Saisir les matières

Chaque formation porte sa carte : « Matière » ajoute une ligne, où se règlent l'intitulé, l'enseignant, les crédits, le coefficient et le semestre. Enregistrez. Ces matières seront recopiées dans chaque session ouverte ensuite — les sessions déjà ouvertes gardent la leur, figée.

Ouvrir la session sans matières

C'est possible : la session s'ouvre vide et les matières se saisissent dans la grille. Mais elles ne serviront qu'à cette session. Les renseigner au référentiel est plus rentable dès la deuxième.

Le groupe, un champ libre

« Groupe / Spécialité » n'est pas une liste à constituer : c'est un texte libre et facultatif, du type « TORCY-B3 CDUI - RD (25-26) ». Il sert de sur-titre au bulletin et à déduire l'année d'étude. Les libellés déjà employés pour la formation choisie vous sont proposés, pour que l'écriture manuelle et celle des classeurs importés ne divergent pas.

Corriger ou retirer une formation

Le crayon corrige l'intitulé, le cycle et l'année. L'icône d'archive la retire du référentiel et du choix « Nouvelle session » — ses sessions et ses bulletins restent intacts, une formation n'est jamais supprimée. Le filtre « Archivées » les retrouve, et recréer une formation au même code la remet en service avec ses matières.

Crédits et coefficient : ce qu'ils font

Ils décrivent le poids d'une matière et s'impriment sur le bulletin, à partir de 1 seulement : un crédit ou un coefficient à zéro ne décrit rien et alourdirait un document déjà dense. La colonne entière disparaît si aucune matière n'atteint 1. Attention : la moyenne du semestre reste aujourd'hui la moyenne simple des matières évaluées — le coefficient est enregistré et imprimé, il ne pondère pas encore le calcul.

Un intitulé par période

Deux matières ne peuvent pas porter le même intitulé sur la même période — c'est ce qui garantit qu'une note se range sous la bonne. Si le message apparaît, renommez l'une des deux ou changez sa période. Enregistrer plusieurs fois de suite ne pose en revanche aucun problème : les matières déjà créées sont reprises, jamais dupliquées.

Supprimer une formation créée par erreur

Une formation qui n'a jamais porté de session se supprime, avec ses matières, depuis l'icône corbeille du référentiel. Dès qu'une session existe, seule l'archivage est proposé : ses bulletins en dépendent.

Semestres et année complète

La période d'une matière est le semestre où elle est enseignée. Une matière « Année complète » — un mémoire, un projet annuel — figure aux bulletins des deux semestres. La période n'est pas l'année d'étude : celle-ci se déduit du code de groupe (B3 → 3ème année).