Changer l'école d'une demande ou d'un étudiant
Une demande adressée à la mauvaise école se confie à la bonne en cours de suivi ; l'école d'un étudiant se change à tout moment, avec son historique.
Concerne : Agent administratif, Responsable validation, Administrateur d'école, Super administrateur
Pendant le suivi d'une demande
- 1Ouvrez la demande. Dans l'encadré « Document demandé », la ligne « École qui délivre » porte le bouton « Changer d'école ».
- 2Choisissez la nouvelle école et écrivez le motif : il entre à l'historique.
- 3Relisez ce que le changement entraîne, puis confirmez.
Ce que change le changement
Le document sera délivré par la nouvelle école : son numéro, son en-tête, sa signature et son cachet. Le dossier de l'étudiant — fiche et compte de connexion — rejoint cette école, avec ses autres demandes en cours. Le statut ne change pas : une demande validée reste validée. Le campus n'est gardé que s'il accueille la nouvelle école. Les responsables de celle-ci sont prévenus, comme d'une nouvelle demande.
Ce qui ne change pas
L'INE et le matricule, définitifs. Les documents déjà délivrés, les demandes refusées ou archivées et les bulletins, qui restent à l'école qui les a traités. Une demande dont le document est déjà délivré ne change pas d'école : révoquez-le d'abord, sinon deux écoles auraient signé le même dossier.
Changer l'école d'un étudiant à tout moment
Depuis sa fiche, « Situation académique » → « Changer d'école » : nouvelle école, campus et motif. Ses demandes en cours suivent, pour être délivrées par la nouvelle école. Changer l'école de son compte depuis « Utilisateurs » produit le même effet.
La traçabilité
La fiche étudiant affiche l'« Historique des écoles » : date, école et campus de départ et d'arrivée, auteur, motif, et la demande à l'occasion de laquelle le changement a eu lieu. La demande garde dans son historique l'école d'origine ; le demandeur lit sur son suivi quelle école traite désormais sa demande, sans le motif. Le journal d'audit des deux écoles consigne le départ et l'arrivée.
Si la nouvelle école est hors de votre périmètre
Le changement est possible — confier un dossier n'ouvre aucun accès —, mais la demande ou la fiche disparaît ensuite de vos listes : l'écran vous ramène à la liste.